DSG-VO bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen

Informationen zur Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen

Das Sächsische Krankenhaus Rodewisch  (SKH) verarbeitet im Rahmen von Vergabeverfahren neben unternehmensbezogenen auch personenbezogene Daten der Bieter. Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir erläutern, welche Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Vergabeverfahrens durch das SKH verarbeitet werden, zu welchen Zwecken und auf welchen Rechtsgrundlagen dies erfolgt. Zudem erhalten Sie Auskunft über Ansprechpersonen sowie über Ihre Rechte in Zusammenhang mit der Datenverarbeitung.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist
das Sächsische Krankenhaus Rodewisch
Bahnhofstraße 1
08228 Rodewisch
Telefon: .:     +49 (3744) 366 1100
Fax:      +49 (3744) 366 1199
eMail:   poststelle@skhro.sms.sachsen.de

2. Unsere Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Sächsisches Krankenhaus Rodewisch
Datenschutzbeauftragter
Bahnhofstraße 1
08228 Rodewisch
Telefon: .:     +49 (3744) 366 1521
Fax:      +49 (3744) 366 1199
eMail:  datenschutzbeauftragter@skhro.sms.sachsen.de

3. Umfang der Verarbeitung

Das SKH erhebt, verarbeitet und nutzt folgende personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen:

• Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern der Bieter (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
• Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieters und
• Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen.

4. Zweck der Verarbeitung

Das SKH verarbeitet personenbezogene Daten der Bieter zur Durchführung des jeweiligen Vergabeverfahrens, insbesondere zur:

• Bereitstellung von Vergabeunterlagen;
• Beantwortung von Bieterfragen;
• Abfrage und Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen;
• Eignungsprüfung;
• Angebotswertung anhand Zuschlagskriterien;
• Erfüllung vergaberechtlicher Transparenzverpflichtungen;
• Erfüllung vergaberechtlicher Statistikverpflichtungen.

Bei Zuschlagserteilung werden die personenbezogenen Daten des obsiegenden Bieters zur Durchführung des Vertrages über die ausgeschriebenen Leistungen verarbeitet.

5. Rechtsgrundlagen

Im Rahmen eines Vergabeverfahrens kommen verschiedene Ermächtigungsnormen aus Art. 6 Abs. 1 DS-GVO als Rechtsgrundlagen einer rechtmäßigen Verarbeitung in Betracht:
Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO, da die Datenverarbeitung im Rahmen des Vergabeverfahrens als vorvertragliche Maßnahme zur Durchführung erforderlich ist.
Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten weiterhin zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, ist Art. 6 Abs. 1  c) DS-GVO i.V.m. § 97 Abs. 1 und § 122 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) i.V.m. einzelnen Bestimmungen der Vergabeverordnung (VgV) und je nach Auftragsart der Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) oder der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen VOB/A  sowie der Vergabestatistikverordnung (VergStatVO) Rechtsgrundlage.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nach Art. 6 Abs. 1  e) DS-VGO zulässig, wenn sie für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt. Auch dies kann in der Anwendung der einzelnen Bestimmungen des GWB, der VgV, der UVgO oder der VOB/A sowie der VergStatVO zu sehen sein.

6. Dauer der Datenspeicherung

Die oben genannten Daten werden solange gespeichert, wie es unter Beachtung gesetzlicher und vertraglicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Vergabeunterlagen sind entsprechend der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen regelmäßig 6 bzw. 10 Jahre aufzubewahren. Gemäß § 8 Abs. 4 VgV sind die Dokumentation, der Vergabevermerk sowie die Angebote, die Teilnahmeanträge, die Interessensbekundungen, die Interessensbestätigungen und ihre Anlagen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag der Zuschlagserteilung. Gemäß § 6 Abs. 2 UVgO sind die Dokumentation sowie die Angebote, die Teilnahmeanträge und ihre Anlagen mindestens für drei Jahre ab dem Tag der Zuschlags aufzubewahren.

7. Weitergabe von Daten

Intern erhalten nur diejenigen Mitarbeitenden des SKH Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen, gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen. Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben.
Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung können insbesondere gehören:

• Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß § 19 Abs. 1 VOB/A (§ 46 Abs. 1 UVgO) über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind.
• Bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen mit einer Auftragssumme ab 30.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) ist das SKH verpflichtet für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister einzuholen.
• Im Rahmen von Nachprüfungsverfahren müssen die Vergabeunterlagen an die zuständigen Vergabekammern des Bundes weitergeleitet werden.
• Bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnehmerwettbewerb und bei Verhandlungsvergaben ohne Teilnehmerwettbewerb ab einem Auftragswert von 25.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) im Anwendungsbereich der VgV wird nach § 30 UVgO für die Dauer von 3 Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf der Internetseite des SKH informiert.
• Kommt die VOB/A zur Anwendung, wird nach § 20 Abs. 3 VOB/A, bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb ab einem Auftragswert von 25.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) und bei freihändigen Vergaben ab einem Auftragswert von 15.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) für die Dauer von 6 Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf der Internetseite des SKH informiert.
• Bei Vergaben nach dem 2. Abschnitt der VOB/A, gem. § 18 EU Abs. 3 VOB/A, wird eine Bekanntmachung über jeden vergebenen Auftrag auf der Seite des Amtes für Veröffentlichungen der Europäischen Union veröffentlicht.
• Nach Zuschlagserteilung werden Daten gemäß VergStatVO an das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie übermittelt.
• Sollten externe Dienstleister zur Unterstützung bei der Durchführung des Vergabeverfahrens herangezogen werden, haben diese ebenfalls Zugang zu personenbezogenen Daten.

8. Datenverarbeitung außerhalb der EU / des EWR

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet. Eine Datenverarbeitung außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraumes findet nicht statt.

9. Belehrung zu Ihren Rechten als betroffene Person

Aufgrund der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie als Bieter gegenüber dem SKH bei Vorliegen der Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Bestätigung, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Zurverfügungstellung von Kopien der Daten (Art. 15 DS-GVO);
• Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (Art. 16 DS-GVO);
• Recht auf unverzügliche Löschung der Sie betreffenden Daten, sofern z.B. der Zweck der Verarbeitung erreicht wurde oder Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden (Art. 17 DS-GVO);
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, z.B. wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten oder die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgte (Art. 18 DS-GVO);
• Recht auf Datenübertragbarkeit sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO beruht und keine Ausnahme vorliegt (Art. 20 DS-GVO);
• Recht auf Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten, sofern die Daten nach Maßgabe von Art. 6 Abs.1 lit. e) oder f) DS-GVO verarbeitet werden (Art. 21 DS-GVO), sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht.

10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten (Art. 13 Abs. 2 lit. e) DS-GVO)

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist im Vergaberecht gesetzlich vorgeschrieben. Sofern Sie als Bieter an einem Vergabeverfahren teilnehmen möchten, sind Sie daher zur Bereitstellung dieser Daten verpflichtet. Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Zuschlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und damit auszuschließen sind (§ 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV, § 42 Abs. 1 Nr. 2 UVgO).

11. Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch das SKH gegen die Bestimmungen der DS-GVO verstößt, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DS-GVO).Die Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde kann formlos erfolgen. In Sachsen ist dies:

Sächsische Datenschutzbeauftragte
Postfach 12 00 16
01067 Dresden
Telefon: 0351/493-5401
Telefax: 0351/493-5490
Email: post@sdtb.sachsen.de

Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.

In diesem Informationsschreiben  gelten zur besseren Lesbarkeit grammatikalisch maskuline Personenbezeichnungen gleichermaßen für Personen männlichen, weiblichen sowie diversen Geschlechts.

Stand: 17.08.2023